Queremos compartir con ustedes una parte de nuestra experiencia al momento de atender una auditoría a un Sistema de Gestión, ya sea ambiental, calidad o de seguridad y salud ocupacional.
Para iniciar, nos tenemos que hacer la pregunta ¿Por qué es importante una auditoria a los sistemas de gestión de ISO 9001, ISO 14001 o ISO 18001?
Y como respuestas tenemos algunas de las siguientes:
- Nos dan información sobre el funcionamiento de nuestros procesos.
- Nos dan ideas externas y frescas de cómo mejorar evitando con esto la famosa "ceguera de taller".
- Nos cuestionan que tan adecuado es nuestro sistema de gestión.
- Contribuyen a cerrar el círculo de la mejora continua.
- Nos ayudarán a mejorar nuestro trabajo.
Ahora bien, ¿Quiénes son los Auditores?
Son las personas capacitadas asignadas para revisar, examinar, realizando observaciones y las no conformidades pertinentes con el objeto de mejorar la eficacia y eficiencia en el desempeño de la organización.
¿Cómo prepararme para una auditoria?
- Elabora un listado con los documentos y/o procedimientos en los cuales participas y/o eres responsable.
- Estudia tus procedimientos, instrucciones de trabajo, controles operacionales y tu política de calidad, ambiental o de seguridad.
- Estudia los requerimientos de los que eres responsable en la norma en la que se estén certificando.
- Estar listo para explicar tu proceso de trabajo según el mapa de proceso disponible en caso de necesidad.
- Identifica y organiza el lugar donde archivas tus registros y documentos que sirven de evidencia .
- Asegúrate que tu área de trabajo esté ordenada y limpia.
- Demuestra que en tu área de trabajo se hacen las cosas con excelencia.
¿Cómo actuar durante la revisión?
- Se puntual.
- Sé paciente en todo momento.
- Ser abierto y honesto.
- Asegúrate de que no haya interrupciones de gente o teléfono.
- Contesta a las preguntas que te hace el auditor.
- Se cortés siempre y no pierdas la cabeza, recuerda que el auditor está para ayudarte a mejorar en tu trabajo.
- No te presiones, si no puedes encontrar algún documento o registro solicitado, pide un poco de tiempo.
- Si no sabes algo, reconócelo y busca a alguien que si lo sepa.
- Recuerda que puedes leer tu documentación en todo momento.
Esperamos que estas recomendaciones les sean útiles.