En articulos previos hemos hablado de sobre el Sistema de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional basado en la Norma Internacional OHSAS 18001 y hemos mencionado cuales son los componentes principales que dan el enfoque a la Seguridad y la Salud de los trabajadores. Si no has podido leer ese artículo lo puede revisar en la siguiente liga: http://goo.gl/fa0v5Q
Én esta entrega dedicaremos el artículo para profundizar en dos de esos componentes de la Norma Internacional OHSAS 18001, la forma en que se deben de abordar en la organización, las acciones a realzar y nuestras recomendaciones sobre los expertos que nos pueden apoyar a desarrollar el contenido para cumplir los requerimientos.
Los componentes de los cuales hablamos son:
- Requisitos legales y otros requisitos.
- Evaluación del cumplimiento legal.
Cada uno de estos componentes de la norma representan una serie de acciones que las organizaciones deben emprender para poder llevar a cabo el cumplimiento del componente. Por lo que es importante conocer algunas de las acciones que se deben de realizar.
Iniciaremos con la revisión de lo que piden los distintos apartados:
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos de SST que sean aplicables.
La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión de la SST
La organización debe mantener esta información actualizada.
La organización debe comunicar la información pertinente sobre los requisitos legales y otros requisitos a las personas que trabajan para la organización y a otras partes interesadas.
Identificar y tener acceso a los requisitos legales es la premisa fundamental de este apartado, por lo que se requieren definir un mecanismo para la identificación de dichos requisitos y la obtención de dichos requerimientos. Es decir, no basta únicamente con identificar los requisitos, sino también es necesario tener acceso a ellos. Por ejemplo: Constitución Mexicana de los Estados Unidos Mexicanos y tener acceso a dicho documento. Con las facilidades que nos otorga ahora la tecnología como Internet, es simple obtener dichos documentos de las instancias legales correspondientes. Ahora bien, no solo es necesario identificarlos y tener acceso a ellos por parte del alta dirección, sino que el personal de nuestra organización cuente con un mecanismo para la disponibilidad de los mismos.
Por otro lado la identificación de los requisitos legales debe ser acorde con la razón de ser de la organización. Si bien es cierto que existen requisitos legales que son generales para las organizaciones, tales como: Ley del Seguro Social, Ley General de Protección civil, Reglamento federal de seguridad y salud en el trabajo, etc. También existen requisitos legales que son exclusivos del sector industrial o comercial en el que se desenvuelve la organización, y entre estos requisitos debemos contemplar la aplicación de las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) por ejemplo:
* NORMA Oficial Mexicana NOM-019-STPS, Constitución, organización y funcionamiento de las comisiones de seguridad e higiene en los centros de trabajo.
* NORMA Oficial Mexicana NOM-002-STPS, Condiciones de seguridad-Prevención y protección contra incendios en los centros de trabajo.
* NORMA Oficial Mexicana: NOM-021-STPS, Relativa a los requerimientos y características de los informes de los riesgos de trabajo que ocurran, para integrar las estadísticas.
Surge también la pregunta ¿Cómo nos aseguramos de que los requisitos legales que hemos identificados aún están en su versión vigente? Sabemos que los requerimientos legales se encuentran en constante evolución, por lo que dar respuesta a la pregunta antes expresada es de vital importancia para garantizar la seguridad y salud de nuestro personal, por lo que contar con un mecanismo, herramienta o servicio de apoyo para garantizar que los requisitos legales identificados se encuentran vigentes. Por ejemplo; en internet podemos encontrar distintas versiones de las Normas Oficiales Mexicanas y correr el error de estar trabajando sobre una versión que ya no sea vigente. O que la Norma / Ley / Reglamento con el que estemos trabajando sufra actualizaciones y no nos enteremos de las mismas. También no hay que perder de vista que cada uno de los requisitos legales se descompone en un sin número de especificaciones que deben de cumplirse para evitar incurrir en multas derivadas por dichos incumplimientos. En futuras entregas hablaremos de las repercusiones derivadas de estos incumplimientos.
Por último en este apartado, es responsabilidad de la organización el desarrollar un mecanismo para comunicar a toda la organización los requisitos legales y las especificaciones para darles cumplimiento, por lo que es de suma importancia garantizar que el personal de la organización identifica, conoce e implementa dichos requerimientos.
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
4.5.2.1
En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
Nota: La frecuencia de las evaluaciones periódicas puede variar según los requisitos legales.
4.5.2.2
La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal mencionada en el apartado 4.5.2.1, o establecer uno o varios procedimientos separados.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
Nota: La frecuencia de las evaluaciones periódicas puede variar según otros requisitos distintos que la organización suscriba.
La evaluación del cumplimiento legal conlleva dos premisas básicas, la primera es que en la organización hemos identificado correctamente todos los requisitos legales y sus componentes, la segunda que contamos con un experto dentro de nuestra organización para hacer la evaluación del cumplimiento. Esto se traduce en que la organización puede realizar una autoevaluación del grado de cumplimiento legal, para lo cual debe de contar con una herramienta para poder realizarla.
En la evaluación debemos considerar el grado de cumplimiento, lo que nos permite la posibilidad de hablar de porcentajes del cumplimiento de uno u otro requerimiento legal y sus componentes; Y eso, a la vez ponderarlo en un porcentaje total de cumplimiento legal por parte de la organización.
Y si nos preguntamos ¿Cada cuando se deben realizar estas evaluaciones? La respuesta está en manos de cada una de las organizaciones. Puede ser anual, semestral, cuatrimestral o como cada organización determine. ¿Cuál sería el factor que determine el periodo? Es simple, el grado de compromiso de la alta dirección con el cumplimiento de los requerimientos legales y la Seguridad y Salud de sus trabajadores.
Por otro lado, cuando la Norma Internacional OHSAS se refiere a otros requisitos que suscriba, se refiere a convenios y acuerdos que la organización hayan firmado o acordado con clientes, proveedores, comunidad. Mismos que deben ser tratados como cualquier otro requerimiento legal existente.
Como se puede observar, el trabajo requerido para dar correcta atención y respuesta estos dos componentes requiere de acciones concretas y especializadas para evitar estar dando pasos sin rumbo, razón por la cual SBC Strategic Business Consulting, SC siempre se ha esforzado en contar con expertos especialistas en la identificación de los requisitos legales dentro de su plantilla de Consultores y con aliados estratégicos para dar correcto soporte a nuestros servicios de consultoría y asesoría legal con el apoyo del prestigiado despacho de Abogados Arriola y Rangel.
Esperando que dicha información haya contribuido a solucionar algunas de sus dudas, en SBC Consulting quedamos a sus órdenes para cualquier apoyo que requieran.
Luis Eduardo Contreras Alcópar
Director de Consultoría
SBC Strategic Business Consulting, SC