En el mundo de la consultoría nos hemos encontrado con distintas situaciones problemáticas que enfrentan los directores generales o dueños de empresas al momento de seleccionar o contratar al que será el responsable o encargado del Sistema de Gestión. Me estoy refiriendo, por supuesto a Sistemas de Gestión normativos, como los que son basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001 entre otros.
En un alto porcentaje de los casos se deciden por nombrar como responsable a alguien interno - cuestión de costos y economías por supuesto - quien independientemente de sus responsabilidades ahora son los afortunados responsables de llevar el proyecto de Sistema de Gestión a buen puerto.
El otro porcentaje, corresponde a los que se deciden por la contratación de personal externo para que se haga responsable de la implantación del Sistema de Gestión correspondiente. Y es aquí donde surge la pregunta ¿A quién debo de contratar? ¿Qué perfil debe de manejar esa persona?
Iniciemos por comentar que en el gremio de los expertos de los Sistemas de Gestión, como en todos los gremios, existen diversos perfiles. El objetivo de este artículo es el conocer los distintos perfiles para facilitar a los clientes la identificación y contratación del personal idóneo para su organización y que no se lleven la sorpresa de contrataciones mal logradas de expertos improvisados.
- Diseñador del Sistema de Gestión: Persona que ha estudiado tanto la norma en cuestión a implantar como el modelo de negocio, los procesos y los recursos de la organización para poder realizar el diseño del sistema más adecuado para la organización. En el entendido de que existen diversas formas para dar cumplimiento a un requisito de la norma y que cada organización es distinta, el Diseñador es el responsable de crear "El traje a la medida" para que el sistema trabaje para ellos. Esta persona resalta la importancia del cumplimiento normativo aterrizándolo en los documentos que se generan.
- Administrador del Sistema de Gestión: Persona que se encarga de la administración y aplicación del sistema diseñado. Busca garantizar la correcta aplicación de los documentos generados como actividad principal, coordina los recursos humanos, materiales y financieros para lograr la implantación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión. Rara vez cuestiona el cumplimiento normativo, ya que da por sentado que los documentos están en apego a la normatividad.
- Auditor del Sistema de Gestión: Persona capacitada en la normatividad aplicable, en conocimiento del sistema de gestión interno y en la verificación del mismo para el cumplimiento. No necesariamente sabe cómo administrar el sistema pero tiene los conocimientos y habilidades para detectar incumplimientos. Su principal debilidad es que sabe detectar las áreas de oportunidad pero no como realizar la modificación al sistema.
- Usuario del Sistema de Gestión: Persona que conoce los distintos documentos generados del sistema de gestión que le son aplicables, principalmente los operativos que le son aplicables y los documentos generales del sistema.
¿A quién debo de contratar si no domino la normativa o el Sistema de Gestión que se implantará?
La recomendación de SBC Strategic Business Consulting, SC es que el criterio de decisión para la contratación no sea el dominio que tenga de la norma a implantar, ni de los documentos de uso del sistema de gestión, sino que el criterio sea el perfil o los perfiles que han vivido en los sistemas de gestión.
Cuando entrevistamos candidatos, hay quienes nos recitan distintos criterios de la norma a aplicar, hay quienes hablan de su gran experiencia de auditorías y hay quienes hablan de todos los documentos que han usado. Cuando te encuentres con candidatos así, mejor déjalos pasar.
Recuerda:
Un usuario y un auditor no han implantado un sistema de gestión.
Un administrador del sistema de gestión, normalmente es auditor y usuario del sistema.
Un Diseñador del sistema, comúnmente ha sido, administrador, auditor y usuario del sistema.
Contrata un diseñador de sistemas de gestión, eso podrá darte una Mayoor certeza sobre el cumplimiento normativo y que tu sistema de gestión estará orientado a beneficiar a tu organización y no que tu organización trabaje para tu sistema.
Luis Eduardo Contreras
Director de Consultoría
SBC Strategic Business Consulting, SC